Oficial Administrativo-Financiero

ANEXO A - TÉRMINOS DE REFERENCIA

Título profesional: Oficial administrativo-financiero Programa: Programa de País República Dominicana Organización: Clean the World Foundation Caribbean | The WASH Foundation Categoria: coordinación, logística de campo, implementación de proyectos Región: América Latina y el Caribe Estación base: Punta Cana, Republica Dominicana Tipo de contrato Local Horario: Tiempo completo, 44 horas por semana Término contractual Plazo fijo Inicial hasta 5 meses de periodo de prueba Antecedentes: Clean the World se fundó en 2009 para ayudar a mitigar las enfermedades diarreicas y la neumonía en los niños mediante el reciclaje y la distribución de artículos de higiene desechados de la industria hotelera. Con el objetivo de reducir el número de muertes relacionadas con la higiene, la empresa social comenzó a reciclar jabón en nuevas barras para distribuirlas a las comunidades necesitadas. En 2015, Clean the World unió fuerzas con el Proyecto Global Jabón, lo que resultó en una misión sin fines de lucro consolidada bajo el nombre de Fundación WASH en el Caribe (TWF). Esta consolidación nos permitió ir más allá de la higiene para incluir programas que aborden el acceso sostenible al agua, el saneamiento y la higiene. Desde que se formó TWF, hemos ayudado a más de 15 millones de personas y hemos distribuido jabón reciclado a 127 países de todo el mundo. La Fundación WASH en el Caribe tiene presencia y operaciones en América Latina y el Caribe y más específicamente, como una corporación sin fines de lucro legalmente constituida en la República Dominicana. ¿Listo para causar un impacto? Descripción del Proyecto: Nuestra misión es llevar los programas WASH (agua, saneamiento e higiene) de TWF a las comunidades más vulnerables, donde tenemos el mayor impacto dentro de la República Dominicana. Este proyecto facilitará la implementación y el mantenimiento de estaciones de lavado de manos y distribución de jabón en comunidades seleccionadas donde TWF está implementando un programa de WASH-in schools que consta de una red de escuelas públicas que han recibido capacitación e inversiones en infraestructura relacionada con WASH, así la operación y mantenimiento debe monitorearse bajo el liderazgo del gerente de operaciones en el país, quien brindará planificación estratégica y orientación para monitorear y brindar capacitación formal y no formal sobre temas WASH centrados en las buenas prácticas de manejo del agua y promoción de higiene y saneamiento a nivel comunitario. Complementariamente, se implementa un programa de fortalecimiento de capacidades para profesionales técnicos y oficiales de campo de instituciones gubernamentales y no gubernamentales que trabajan en el sector de agua y saneamiento, dicho programa aborda el desarrollo de habilidades para facilitar talleres, habilidades para desarrollar materiales didácticos para capacitación de niños y adultos, y sensibilización para jóvenes y señoritas en manejo de la higiene menstrual, entre otros temas. Descripción del trabajo El Oficial administrativo financiero del programa para la República Dominicana de TWF es una posición que reporta directamente al Gerente de Operaciones de República Dominicana, con una línea de reporte remoto y directa al Oficial de Programa Global de América Latina y el Caribe de TWF. Bajo la supervisión diaria del Gerente de Operaciones, él / ella es responsable de las tareas diarias, recurrentes y planificadas del departamento administrativo y financiero del programa de país de la Fundación WASH en Republica Dominicana. Este puesto prestará servicios en formato de tiempo completo y tendrá su sede en la oficina de la Fundación WASH en República Dominicana, localizada en la Bávaro, provincia de La Altagracia, con viajes ocasionales a otros municipios o provincias de la República Dominicana según lo requiera la expansión del programa de país. Bajo la supervisión del gerente de operaciones de país, se requieren las siguientes funciones especificas: Funciones principales financieras y de gabinete:

• Llevar la contabilidad diaria del programa de país.
• Elaboración y análisis de estados financieros, proyecciones de gastos de implementación de proyectos, de ejecución presupuestal y de control interno de gastos.
• Elaboración de reportes financieros mensuales para reportar internamente a la jerarquía del programa en la sede central de TWF o según se requiera.
• Elaboración de reportes financieros a donantes según se requiera.
• Garantizar la aplicación de los criterios, procesos y metodologías administrativas y contables establecidas por TWF, en estricto cumplimiento con las normas nacionales de la Republica Dominicana y en congruencia con las normas internacionales generales de buenas prácticas de contabilidad.
• Procesar, registrar y dar seguimiento a la información financiera del programa para generar los informes financieros mensuales y periódicos para oficina del programa de país en República Dominicana.
• Elaborar planes de compras y cotizaciones según lo requiera el avance e implementación de actividades de los proyectos del programa.
• Generar, gestionar y administrar órdenes de compra que se requieran para la implementación de todas las actividades de los proyectos del programa, asimismo, las compras de los insumos para la eficiente operación de la oficina de país.
• Responsable de elaborar y presentar todos los informes y reportes financieros mensuales y anuales para la secretaria de finanzas y el sistema impositivo en la Republica Dominicana y cualquier otro organismo del estado que requiera declaraciones contables y financieras.
• Realizar mensualmente todos los pagos de impuestos correspondieres a nombre de la Fundación WASH ante los organismos pertinentes y en conformidad con la legislación tributaria de la Republica Dominicana.
• Administrar mensualmente los registros y las exentas en la Plataforma Administradora del sistema público de reporte financiero, y el registro interno local de la Fundación WASH.
• En coordinación con el gerente de país, dar seguimiento al presupuesto anual del programa y su ejecución financiera, asimismo para cumplir con todas las observaciones y requerimientos de donantes y aliados estratégicos durante la ejecución de actividades del programa de país.
• Brindar apoyo logístico y administrativo al gerente de país para la ejecución de las actividades administrativas y financieras del proyecto, por ejemplo, solicitudes de cotizaciones, contactar a proveedores, contratistas, o cualquier otro proveedor de servicios y/o materias para el programa.
• Responsable de mantener al día los registros, archivos físicos y digitales correspondientes a la gestión administrativa y financiera del programa de país, en las plataformas digitales de TWF.
• Documentar datos cuantitativos y todos los medios de verificación administrativos y financieros que se requieran para reportar avances de la programación de país, tanto interna como externamente.

Funciones administrativas

• Responsable de generar y administrar el inventario de bienes de TWF en la oficina de país y los pertinentes de cada proyecto, incluidas las donaciones a terceros, cuando aplique. Esto incluye todo el mobiliario, equipo de cómputo del personal de país, vehículos y todo cuanto sea propiedad de TWF en la Republica Dominicana.
• Responsable de administrar los vehículos de TWF y establecer las bitácoras necesarias para monitorear el kilometraje y uso de dichos vehículos exclusivamente para uso de la implementación de proyectos.
• Responsable de establecer y manejar las bitácoras administrativas y financieras de las operaciones de TWF en la Republica Dominicana. Esto incluye bitácoras de proyectos por separado, en caso se requieran.
• Establecer un sistema para la formulación de solicitudes de compra y pago para la ejecución financiera de todas las actividades del programa de país.
• Responsable de los contratos y órdenes de compra para pagos a contratistas, subcontratistas y demás servicios y compras dentro del programa. Esto en cumplimiento con los términos de referencia formulados y aprobados por el gerente de país, y las condiciones de los acuerdos contractuales suscritos.
• Revisión y confirmación de las transacciones bancarias y operacionales de los fondos de TWF en la Republica Dominicana, incluyendo desembolsos, compras, pago mensual de nóminas, pago de impuestos y gastos diarios según las políticas y reglamentos internos de TWF.
• Revisión y confirmación de la validez de los gastos diarios y programáticos verificando montos y asegurando conformidad con la disponibilidad de fondos según presupuesto aprobado por el oficial de programa para América Latina y el Caribe y el gerente de país.
• Mantenimiento, gestión diaria y control del fondo de caja chica y elaboración de informes mensuales de ésta para registro de gastos y reembolso de la misma.
• Elaboración de registros de nóminas y proceso de nómina salarial mensual.
• Capacidad de ser firmante adherido o titular de las cuantas de banco de TWF en la Republica Dominicana, bajo el modelo administrativo-financiero aprobado por la junta directiva y el oficial para América Latina y el Caribe.
• Coordinación con el banco local de manejo de cuenta bancaria de TWF para la obtención de información del día a día sobre tipos de cambio, tasas de interés, cambios en procedimientos y las regulaciones bancarias pertinentes que requieran las finanzas de TWF en el pais.

Alcance del puesto

• En ausencia del gerente de operaciones y bajo su dirección remota, representar a la Fundación WASH en actividades con actores y socios locales según se requiera.
• Asistir a las reuniones virtuales semanales del equipo TWF-Caribbean, informando el progreso, los desafíos y las necesidades del programa según lo requieran los supervisores.
• Cuando lo requiera el supervisor, participar en talleres y eventos de capacitación organizados por TWF o socios de la Fundación WASH.
• Coordinar y/o participar en operaciones y actividades que sean necesarias en caso de respuesta de emergencia y/o respuesta a desastres naturales en los que la Fundación WASH asuma un rol humanitario.
• Apoyar la elaboración de notas conceptuales para aplicar a subvenciones, especialmente en la formulación financiera, propuestas de proyectos financieros y/o presupuestos según las necesidades del programa.
• Juntamente con el gerente de país, formular los presupuestos de los planes operativos anuales del programa de país bajo la supervisión del oficial de programas para América Latina y el Caribe.
• Asegurarse de que todos los proyectos del programa de país cumplan con todas las normativas financieras y pago de impuestos de la Republica Dominicana.
• Facilitación de charlas o temas de capacitación dirigidos a beneficiarios de los proyectos del programa de país, de acuerdo con su especialización y formación profesional que se relacionen a la administración y finanzas.
• Realizar otras tareas que le asigne el supervisor.

Educación y experiencia Educación

1. Se requiere título universitario de Licenciatura o Estudios en Auditoría, Contabilidad, Economía, Administración de Empresas o formación afín.
2. Será valorado aportar estudios complementarios en implementación de proyectos de desarrollo.
3. Capacidad para hablar y comprender inglés para conversaciones. (Al menos nivel intermedio)
4. Fluidez en inglés y español, para la redacción de informes técnicos que incluyan narrativo y financiero por renglones unitarios de trabajo.

Experiencia

1. Un mínimo de dos años de experiencia en administración y/o contabilidad en departamentos administrativos o financieros en organizaciones de sociedad civil nacionales o internacionales.
2. Experiencia de trabajo en planificación e implementación de proyectos financiados por donantes al desarrollo, organizaciones benéficas o multilaterales nacionales o internacionales.
3. Se requiere experiencia laboral en un entorno basado en implementación de proyectos dentro de una organización orientada a resultados.
4. La experiencia con organizaciones internacionales es una ventaja, pero no obligatoria.

Conocimientos, habilidades y desrezas:

• Puntual y capaz de cumplir con los plazos establecidos.
• Dominio del paquete Microsoft Office Suite, especialmente se valorará dominio de Excel con aplicaciones prácticas de fórmulas y macros, asimismo gestión de bases de datos, y aplicaciones informáticas basadas en Windows.
• Fuertes habilidades de comunicación, con capacidad para informar y responder rápidamente a miembros del equipo.
• Altamente organizado y capaz de trabajar autónomamente y con otros profesionales de diversas disciplinas.
• Conciencia cultural altamente desarrollada y capacidad para trabajar bien en un entorno internacional, que incluye personas de diversos orígenes y culturas.
• Capacidad para trabajar en equipos multidisciplinares y bajo presión.
• Deseable tener conocimientos a cerca de organizaciones internacionales sin fines de lucro.

Condiciones ambientales y físicas: Un entorno a nivel comunitario. Este puesto requiere viajes locales regulares a las ubicaciones del proyecto de lunes a viernes, con trabajo ocasional los sábados. Requiere acceso a Internet confiable. Este puesto requiere viajar al campo para supervisar las actividades del proyecto y las condiciones podrían verse alteradas. Es muy posible que se necesite trabajar al aire libre, en diversas condiciones climáticas, con exposición al calor, el frío y la lluvia. Debe tener transporte confiable y la capacidad de viajar entre varios lugares diferentes cada día, ya que la Fundación WASH en el Caribe no proporciona transporte adicional ni paquetes de estipendios para las operaciones diarias. La Fundación WASH en el Caribe NO proporciona subsidios de vivienda ni de transporte. Se espera que todos los representantes de la Fundación WASH en el Caribe se comporten de manera consistente con este compromiso y obligación. Brindamos igualdad de oportunidades de empleo (EEO) a todos los empleados y solicitantes calificados sin distinción de raza, color, religión, género, identidad de género, ascendencia, orientación sexual, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil o condición de un veterano. La Fundación WASH en el Caribe cumple con todas las leyes aplicables en el país de operaciones. Información adicional

• El contrato inicial estará sujeto a periodo de prueba de 3 a 5 meses máximo, a discreción de La Fundación WASH. En función del rendimiento profesional del candidato/a al termino de este periodo contractual inicial, se realizará una evaluación interna para determinar la continuidad de este.
• Para aplicar, se debe enviar en un solo archivo la siguiente documentación: (i) Carta de interés, (ii) Curriculum vitae y (iii) documentación de respaldo de credenciales académicas y laborales a las siguientes direcciones