Asistente Administrativa
Jornada completa
CONGESA
Objetivo Principal del Puesto: Brindar soporte integral en las tareas administrativas, financieras y de servicio al cliente de la oficina del condominio, garantizando el control documental, el registro oportuno de los ingresos y egresos, y la atención eficiente a los requerimientos de los propietarios y residentes. Funciones y Responsabilidades Principales: Atención al Cliente y Comunicación: Canal de contacto principal: Atender las solicitudes, quejas, sugerencias y reservas de áreas comunes por parte de los propietarios y residentes (vía presencial, telefónica, correo electrónico o la app del condominio). Gestión de incidencias: Registrar los reportes de averías o problemas comunitarios y canalizarlos con el Administrador o el personal de mantenimiento. Comunicación interna: Redactar y difundir circulares, avisos, convocatorias a asambleas y reglamentos internos aprobados por la administración. Soporte a Gestión Financiera y Cobranzas: Control de cuotas: Emitir y enviar los estados de cuenta mensuales y recibos de cobro de las cuotas de mantenimiento ordinarias y extraordinarias. Gestión de pagos: Registrar los pagos de los residentes en el sistema informático o software de administración del condominio. Seguimiento a morosos: Apoyar en la gestión de cobro preventivo y enviar recordatorios de pago a las unidades con saldos pendientes. Soporte Operativo y Proveedores: Control de accesos: Coordinar con el equipo de seguridad el registro de mudanzas, contratistas de propietarios y entrega de correspondencia. Archivo y documentación: Mantener actualizado el expediente de cada propiedad (títulos, contratos de alquiler, datos de contacto) y el archivo de facturas de proveedores. Supervisión de compras: Controlar el inventario de insumos de oficina y materiales de limpieza o mantenimiento menor. Perfil del Puesto (Requisitos):
- Educación y Experiencia
- Formación Académica: Estudiante universitaria o técnica.
- Experiencia: Mínimo de 1 a 2 años en puestos de atención al cliente, recepción, secretariado o administración (deseable pero no imprecindible , experiencia previa en administración de torres, residenciales o plazas comerciales).
- Manejo de herramientas de oficina (Microsoft Word, Excel intermedio para control de pagos).
- Excelente ortografía y redacción para comunicaciones formales.
- Empatía y Diplomacia: Capacidad para manejar quejas y resolver conflictos con propietarios de manera pacífica y profesional.
- Organización y Proactividad: Habilidad para priorizar tareas multidimensionales (atender el teléfono, registrar un pago y recibir a un proveedor simultáneamente).
- Honestidad y Confidencialidad: Manejo ético de información financiera y datos privados de los residentes.
Vacante publicada el 21 días atrás
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