Asistente de Servicios Generales.
Jornada completa, Jornada temporal
Total Energies
Context & Environment Satisfacer las necesidades de comunicación del personal interno y externo, atendiendo al público en sus requerimientos de información, ejecutando y controlando la recepción para servir de apoyo a las actividades de Servicios Generales y Comunicación Interna & Bienestar. Activities
- Brindar soporte administrativo a la Coordinadora de Comunicación Interna y Bienestar en tareas relacionadas con la organización de actividades y la gestión de documentos de Recursos Humanos.
- Realizar visitas de bienestar junto al equipo de gestión humana para recopilar información sobre el estado y condiciones de los espacios comunes, con el objetivo de identificar, proponer y coordinar posibles mejoras.
- Asegurar la entrega de correspondencia dos veces por día.
- Atender y recibir a visitantes, proveedores y colaboradores que lleguen a la empresa, anunciando sus visitas mediante el libro de control de visitantes (bitácora) y asegurando un servicio al cliente cordial y profesional.
- Ser la responsable del control de recepción y registro de correspondencia, paquetería y visitantes para garantizar una gestión eficiente.
- Gestionar las llamadas telefónicas de manera oportuna y eficiente, brindando soporte en temas de recepción y asegurando la canalización correcta de la información.
- Realizar los pagos fuera de programación correspondientes al departamento de Gestión Humana
- Realizar las diferentes solicitudes de creación de proveedores en el sistema correspondiente de Servicios Generales y Gestión Humana.
- Crear las órdenes de compra para el proceso de solicitud de pagos a proveedores de las áreas de Servicios Generales y Gestión Humana.
- Realizar el proceso de solicitud de pagos a proveedores generados por las áreas de Servicios Generales y Gestión Humana, asegurando la precisión en los detalles y el cumplimiento de los plazos.
- Mantener actualizado el reporte mensual de las facturas recibidas y procesadas por el departamento de Gestión Humana.
- Llevar control de los gastos internos de actividades organizadas por el subsistema.
- Gestionar el suministro de material gastable para las cocinas y baños de las oficinas administrativas de todos los sites de la empresa (Acrópolis, Marti, Unitotal, Santiago).
- Gestionar el suministro de agua potable de las oficinas administrativas Acrópolis, Marti, Unitotal, Santiago.
- Mantener actualizado el documento control para análisis de producto, precio y proveedor para artículos de suministro general de manera mensual.
- Realizar el reporte mensual de los reembolsos de gastos de Tarjetas de Crédito de GH.
- Realizar solicitud de reembolso de caja chica según necesidad.
- Realizar visitas mensuales al site de Martí para asegurar el buen funcionamiento y detectar cualquier necesidad en las instalaciones.
- Estudiante o graduado en Psicología Industrial, Administración de Empresas, Contabilidad o carreras afines.
- 1-2 años de experiencia en roles administrativos, servicios generales o áreas afines.
- Conocimiento del área de Gestión Humana y sus procesos.
- Dominio de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Manejo básico-intermedio de SAP
- Competencias y Habilidades: Vocación de servicio, gestión documental y manejo de archivos, atención al cliente interno y externo, planificación y priorización, capacidad analítica, proactividad, resolución de problemas, orientación a resultados, trabajo en equipo y comunicación efectiva, adaptación al cambio, alto nivel de responsabilidad y ética.
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Vacante publicada el 14 horas atrás
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