Asistente Administrativa
Jornada temporal
Terrasa SRL
1. Gestión Documental y Administrativa
- Organizar, clasificar y archivar, contratos, licencias, permisos, facturas, recibos y expedientes de obras y proveedores.
- Controlar la entrada y salida de documentos, correspondencia y comunicaciones relacionadas con proyectos, clientes y entidades públicas.
- Mantener actualizada la base de datos de clientes, proveedores, contratistas, trabajadores y subcontratistas en sistema.
- Redactar, revisar y dar formato a informes, cartas, solicitudes, cotizaciones, comunicaciones internas y externas.
- Gestionar el suministro y reposición de materiales de oficina.
- Coordinar las tareas del mensajero.
- Administrar la agenda del personal directivo: programar reuniones, visitas a obras, citas con clientes, inspecciones y compromisos.
- Dar seguimiento a plazos, entregas, pagos, vencimientos de permisos y documentos para evitar retrasos.
- Coordinar reuniones, visitas de inspección y eventos relacionados con los proyectos.
- Apoyar en el control de fechas de inicio y entrega de obras, y recordar vencimientos importantes.
- Recibir y registrar solicitudes de compra de materiales, equipos y servicios para las obras (Cotizaciones).
- Mantener contacto con proveedores, solicitar cotizaciones, dar seguimiento a pedidos y verificar entregas.
- Recibir, revisar y organizar facturas, recibos y cuentas por pagar; preparar la documentación necesaria para los pagos.
- Llevar un control de fondo de las cajas chicas (gastos, anticipos y reembolsos) relacionados con proyectos y personal.
- Atender llamadas, correos y visitas; orientar a clientes, proveedores, trabajadores e instituciones.
- Servir de enlace entre la oficina, los sitios de obra y terceros.
- Realizar gestiones y trámites ante entidades municipales, bancos, instituciones o proveedores.
- Apoyar en la elaboración de reportes de avance, resúmenes de costos y presentaciones.
- Mantener la confidencialidad de información sensible: presupuestos, contratos, proyectos y datos del personal.
- Resolver asuntos administrativos sencillos por iniciativa propia y reportar los complejos.
- Orden, organización y atención al detalle (esencial para documentos de obra).
Vacante publicada el 10 horas atrás
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