PA SERVICES ASSOCIATE SPECIALIST

MISIÓN : Organizar, ejecutar y supervisar la gestión de administración de personal de sus hoteles siguiendo las políticas y procedimientos de Meliá Hotels International, con la finalidad de cumplir eficientemente con las obligaciones laborales que se genere en la relación laboral.

OPERATIONS

ANALISIS DE COSTE SOCIAL

Apoyar al HR Manager en la realización de los 2 rolling forecast mensual analizando el coste social del resto del año de los hoteles comprendidos dentro del centro de operaciones.

GESTION CONTRACTUAL

Analizar la viabilidad contractual: Impacto en el coste social de las nuevas contrataciones o reincorporaciones según budget.
Realizar la contratación y modificaciones contractuales: Recibir, consultar, gestionar y organizar los movimientos contractuales (altas, reingresos, finalizaciones, cambios de datos, cambios organizacionales, baja/alta, prejubilaciones, jubilaciones, etc.) de los colaboradores de las divisiones de gestión del centro de operaciones.
Garantizar el correcto uso de las herramientas de administración de personal.

INCIDENCIA DE NOMINA

Recibir, gestionar, registrar y controlar el correcto importe de los complementos de nómina mensuales.
Controlar la documentación de retenciones judiciales y la correcta deducción en la nómina.

PAGOS

Gestionar, organizar y controlar los pagos de anexo de nómina.
Asegurar los importes correctos de los finiquitos y la transferencia del pago.

ABSENTISMOS Y CONTINGENTES

Gestionar, realizar seguimiento y controlar las ausencias con impacto a Seguridad Social y Nómina (Enfermedades comunes, accidentes de trabajo, enfermedad profesional, maternidad, etc.).

GESTION DOCUMENTAL

Controlar y mantener el archivo documental requerido: Contratos, Absentismos, Finiquitos, Retenciones Judiciales, Incidencias de pago, Prevención de Riesgos Laborales, LOPD, Modelo 145).

ASESORAMIENTO

Asesorar a la dirección del centro de operaciones o del hotel acerca de la gestión administrativa del personal.
Asistir y apoyar en las áreas necesarias del Mánager de Recursos Humanos del centro de operaciones.
Asesorar y comunicar a los jefes de departamentos (centro de operaciones o hotel) sobre materia de administración de personal.

CONTROL DE PRESENCIA

Coordinar y asegurar junto con el Jefe de Departamento, el correcto registro de la jornada diaria de los trabajadores según la legislación local y los sistemas de control disponibles en los centros de trabajo.

PREVENCION DE RIESGOS LABORALES

Estas funciones las realiza el HR Manager y su equipo cuando el hotel no cuenta con la figura del técnico superior de PRL

Entregar la documentación e información de riesgos y medidas a nuevos empleados, así como su correcto registro y archivo.
Planificar, gestionar y coordinar todos los programas de formación en materia de prevención con la empresa externa, así como su registro y archivo.
Gestionar las planificaciones de las evaluaciones de riesgo, realiza las inspecciones de seguridad en los distintos departamentos y colabora en la realización de auditorías internas y externas en materia de PRL. Coordinar con los departamentos las medidas preventivas que se deben implantar.
Llevar a cabo convocatorias ordinarias y extraordinarias del comité de seguridad y salud. Mantiene actualizados los nombramientos del equipo de emergencia y asegura la vigilancia del plan de autoprotección.
Asegurar que se llevan a cabo las investigaciones de accidentes. Hacer seguimiento de las medidas de actuación.
Se asegura que el hotel cumple con las obligaciones en materia de prevención: actualización del Plan de Prevención, fichas de seguridad de productos químicos, documentación preventiva de las contratas y subcontratas, organización de simulacros y mantenimiento de los botiquines de todo el hotel.

COMPENSACION Y BENEFICIOS

Apoyar en el proceso anual de Retribución Variables, asegurando la correcta fijación de objetivos, evaluación y pago de los mismos siguiendo las pautas establecidas.
Aplicar el plan de beneficios por posición según el modelo definido por HRHS

EMPLOYEE DATA MANAGEMENT

Conocer la estructura organizativa del negocio, los criterios de clasificación de las funciones y su jerarquía, la relación existente entre el modelo organizativo y el modelo financiero, así como las relaciones existentes entre los diferentes objetos organizativos y el impacto de los mismos en los procesos de Compañía. Transmite dichos conocimientos a su equipo de PA.
Conocer y gestionar de manera autónoma las herramientas analíticas de RRHH.
Se responsabiliza de la correcta asignación estructural de los colaboradores bajo su responsabilidad.
Es el sponsor de la digitalización de procesos de RRHH/PA, e impulsor de la gestión del cambio.

RELACIONES LABORALES

Está familiarizado de la legislación laboral nacional y aplica el Convenio Colectivo de su provincia/ país según aplique. Se apoya en e

RR.LL/despacho externo para las consultas diarias de los colaboradores en materia laboral en caso de duda.

Ejecutar procesos de investigación de conflictos laborales entre colaboradores según legislación local y siguiendo las pautas de RR.LL.
Bajo la guía de RR.LL/despacho externo, atiende a la inspección de trabajo en los hoteles, así como asiste a citaciones, preparando y recabando la documentación solicitada.
Siguiendo indicaciones de RR.LL, se encarga de cumplimentar documentos y cartas necesarias en procesos de extinciones de contrato de trabajo, régimen disciplinario, excedencias, …
Tramitar documentación para expedientes judiciales, Inspecciones de Trabajo, Seguridad Social, expediente contencioso administrativos, auditorias laborales..
Colaborar con RR.LL en la recopilación de documentación y datos en procesos de reestructuraciones de plantilla, asegurándose de la correcta comunicación con los empleados y ejecución de las medidas correspondientes
(ESPAÑA) Apoya al HR Manager con la gestión del Comité de Empresa en los Centros de trabajo y cumple con las obligaciones correspondientes: asistencia a las reuniones periódicas junto con la Dirección, realización y coordinación de las elecciones sindicales de los hoteles, entrega de información obligatoria. Informa a RR.LL de la composición del Comité de los hoteles y realización de elecciones sindicales, involucrándolo en las consultas realizadas y cualquier tema que surja en reuniones fuera de lo ordinario.
(INTERNACIONAL) Apoya en la identificación de despachos externos según el país en coordinación con LL.RR.
(INTERNACIONAL) Es la persona de contacto de la presencia sindical en los Centros de trabajo y cumple con las obligaciones correspondientes según el país. Informa a RR.LL de las comunicaciones sindicales que lleguen a los centros así como cualquier tema que surja en reuniones fuera de lo ordinario.

ECONOMIC-FINANCIAL

Conocer el presupuesto de su departamento.
Apoyar al responsable del dpto. en la elaboración de las proyecciones.
Es conocedor de los resultados económicos del hotel y de los resultados económicos de su departamento, así como las desviaciones vs presupuesto/proyección.
Velar por el cumplimiento de los objetivos económicos establecidos en el departamento y es conocedor de los objetivos económicos del hotel, así como su cumplimiento.
Apoyar al responsable del departamento en la realización de pedidos siguiendo el procedimiento establecido, así como en el control de materiales y servicios.

CUSTOMER EXPERIENCE

Conocer la filosofía de la Marca, asegurando una óptima implementación de los estándares, manuales operativos y de identidad que aplican a su departamento.
Velar por la experiencia del cliente y personalizar su estancia, anticipándose a sus necesidades y superando sus expectativas.
Gestionar las incidencias de clientes, comunicando las acciones tomadas al Departamento Guest Experience del hotel.
Conocer y compartir con su equipo los objetivos de Voz del Cliente y velar por su cumplimiento, apoyando en la creación y definición de planes de mejora en caso necesario.
Conocer la Arquitectura Sensorial establecida para sus áreas y velar por su cumplimiento.
Conocer los servicios e instalaciones del hotel, así como el programa de entretenimiento, experiencias y eventos, asegurándose de que el equipo tiene toda la información para poder promocionarlos entre los clientes.

HEALTH & SAFETY/ HEALTHY WORKPLACE

Conocer el plan de evacuación del Hotel.
Apoyar en las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual de Autoprotección del Centro o equivalente local en otros países.
Velar por el cumplimiento de los Procedimientos e Instrucciones en materia de salud y seguridad en el trabajo.
Conocer los equipos de protección individual del departamento y apoyar en su correcta implantación y uso mediante las acciones formativas correspondientes.
Asumir las responsabilidades que le sean asignadas en el Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.